¿Cómo hacer el presupuesto?

El presupuesto tiene como base el cronograma y la lista de actividades. Esta sección es una de las que más interesa a las entidades financiadoras pues es allí donde ellas pueden verificar si el proyecto es ejecutable y se le puede hacer seguimiento. Su función principal es mostrar cuánto dinero hay, cuánto se va a gastar y de qué manera va a gastarse.

Es importante saber que no hay un formato universal para la elaboración de presupuestos por lo que cada institución puede pedirle uno distinto. Sin embargo, todos los presupuestos parten de saber cuánto va a costar realizar un proyecto en particular. Esa es la base que le permitirá moverse en distintos formatos y aquí le daremos consejos para estimar cuánto costará su proyecto y de qué forma suele presentarse.

El presupuesto debe tener en cuenta absolutamente todo: tiempos de desplazamiento, servicios públicos, impresiones, gastos administrativos, el valor de su trabajo, etc. Para que su presupuesto sea acertado debe hacerlo por actividad (por eso es central hacer minuciosamente la lista de actividades y el cronograma) y hacer un estudio de mercado que le permita saber el costo de cada una. Ya que que ningún presupuesto tiene una sección de imprevistos, a cada actividad puede darle un cinco por ciento de margen de error. Hecho esto, usted sabrá cuánto cuesta realizar su proyecto.

Ahora bien, generalmente, muchas instituciones piden agrupar los distintos valores del presupuesto en dos categorías: gastos de personal y gastos generales. Los gastos de personal son los costos de los servicios de las personas que hacen parte del proyecto (investigadores, asesores, financieros, técnicos). Los gastos generales se dividen en bienes y servicios. Los bienes son materiales o equipos: libros, papelería, computadores, etc. Los servicios son los gastos que no pertenecen ni a los bienes ni a los gastos de personal: servicios públicos, viáticos, arrendamientos, etc.. Debe tener en cuenta absolutamente todo pues solo así podrá saber si su proyecto es financiable o debe hacerle algunas modificaciones.

Un ejemplo de presupuesto para presentar sería:

En descripción ponga una sección para gastos de personal y otra para gastos generales, en cada una ponga el rubro que necesita; en cantidad ponga el número de la unidad de la unidad de medida (2 /horas); en Nro. meses ponga en cuántos meses lo va usar y en dedicación se pone una escala de 1 a 10; en costo unitario ponga el valor de la unidad de medida y en subtotal todo lo que costará ese rubro. El presupuesto debe tener al final el costo total de todos los rubros.

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